Slim delegeren

Aan wie delegeer ik?

Aan wie delegeer je

Aan wie delegeer je? In de reeks “Slim delegeren in 5 stappen” zijn we aanbeland bij de derde stap: het juist kunnen inschatten van de capaciteiten en de motivatie van je medewerkers. Een cruciale stap! Waarom? Omdat dit bepaalt aan wie je deze taak delegeert en op welke manier je deze zal delegeren.

Aan wie delegeer ikHet is dus heel belangrijk dat je je mensen goed kent en weet wat ze kunnen en willen doen. Dat doe je door je mensen te leren kennen: praat met hen, investeer in de relatie, werk met ze samen en sta open voor feedback. En breng dan je kennis en ervaring over hen in kaart. Hieronder geef ik je een mogelijke aanpak.

Maak een schema – het delegeerschema

  • Maak een standaardlijst aan van competenties, bijvoorbeeld een lijst met vaardigheden (of competenties) die je gebruikt bij functioneringsgesprekken, en zet deze in een tabel.
  • Gebruik deze tabel om te bepalen welke medewerker je aan de taak gaat koppelen. Zet de taak die je gaat uitbesteden in de tweede kolom en de namen van medewerkers die ervoor in aanmerking komen in de overige kolommen.
  • Analyseer vervolgens de taak door te bepalen hoe belangrijk de desbetreffende competentie of kennis is voor het uitvoeren van de taak. Zet een + als het heel belangrijk is, een +/- als het niet zo belangrijk is en een – als het helemaal niet belangrijk is.
  • Kijk dan naar je team en zet een + als iemand er erg goed in is, zet een +/- als het redelijk is en zet een – als het een zwak punt is. Zet een O als het en ontwikkelingspunt is.
  • Er drie mogelijke redenen waarom je een taak aan een bepaald teamlid delegeert: omwille van zijn capaciteiten (C), zijn motivatie (M) en/of omdat hij ontwikkelpunten (O) heeft. In het laatste geval zal de medewerker in eerste instantie wat meer begeleiding nodig hebben. Maar je biedt hem wel training-on-the-job (motivatie).

En stel jezelf de volgende vragen:

  • Hoe zit je zelf in je tijd? Heb je weinig tijd, dan ga je voor degene met de meeste capaciteiten.
  • Hoe zijn je medewerkers gemotiveerd voor hun werk?
  • Welke keuze voelt intuïtief het best? Op welke manier heb jij het meeste vertrouwen dat het goed komt?

Wat je ook beslist, bedenk dat de manier waarop je dit gaat communiceren de volgende stap is in slim delegeren. In mijn volgende blog “het delegeergesprek” ga ik hier dieper op in.

Vraag nu je Delegeer-DNA-date aan. Tijdens dit gesprek van 60 min ontdek jij je stijl van delegeren en krijg jij 3 tips om slim(mer) te delegeren.