Ondernemers

Delegeren voor Ondernemers

Delegeren: Vijf tips

Slimme ondernemers delegerenWanneer je een klein bedrijf opstart dan word je als ondernemer in elke richting getrokken, afhankelijk van wat het bedrijf nodig heeft. Je bent zowel de chef als de keukenhulp: je bent voor alles verantwoordelijk. Als je bedrijf groeit en je de behoefte en de middelen hebt om personeel in te huren zodat je bepaalde verantwoordelijkheden kunt loslaten, dan wordt het toekennen en managen van die verantwoordelijkheden en opdrachten aan anderen een cruciale vaardigheid die je moet leren – weinig ondernemers kunnen dit van nature. Maar als je bedrijf groeit, dan is delegeren een noodzaak. Delegeren kan moeilijker zijn dan je denkt, maar het is cruciaal om duurzaam succes te boeken. Weten wat te delegeren is net zo belangrijk als hoe te delegeren indien je het beste uit je medewerkers wilt halen. Daarom volgen hier zijn enkele tips voor efficiënter delegeren:

Tip nr. 1 volledig kunnen focussen op de groei en het welzijn van je bedrijf.

Besef dat elke minuut die je besteedt aan het uitvoeren van een taak die je kan delegeren een minuut is die je niet kunt investeren in projecten die alleen jij als ondernemer en strategische directeur kunt opzetten. Als je niet leert hoe je slim en vlot kunt delegeren, dan zal je je nooit volledig kunnen focussen op de groei en het welzijn van je bedrijf.

 Tip nr. 2  taken met de hoogste prioriteit

Maak een lijst van je taken met de hoogste prioriteit die je momenteel (nog) zelf uitvoert. Schrijf naast deze lijst de namen van de mensen, binnen of buiten je bedrijf (ja, uitbesteding aan een derde partij is een vorm van delegeren), aan wie je deze taken tot je tevredenheid zou kunnen toewijzen en overdragen.

Als je geen enkele naam kunt bedenken die je naast deze takenlijst kan schrijven, probeer het dan opnieuw en hou jezelf niet voor de gek: als je concludeert dat je de enige bent die deze taken kan doen, dan heb je ofwel de foute mensen aangeworven, ofwel lieg je tegen jezelf, ofwel zie je delegeren eerder als “troonsafstand” en steek je weinig energie en tijd in het overdragen van verantwoordelijkheid. Je bent dan (nog) niet klaar om succesvol te delegeren!

Tip nr. 3

Neem de tijd en, indien nodig, veel tijd om je verantwoordelijkheden helder en duidelijk aan je medewerkers (intern én extern) uit te leggen.

En hoe doe je dat?

  1. Vertel hen precies waarom dit werk belangrijk is voor het bedrijf. Laat hen weten wat er kan gebeuren en wie er de gevolgen zal van dragen wanneer het werk niet op tijd, binnen het budget en met de hoogst mogelijke kwaliteit wordt uitgevoerd. Deel met hen enkele kneepjes van het vak waarmee jij deze verantwoordelijkheden succesvol hebt aangepakt. Laat hen weten over welke middelen zij kunnen beschikken, inclusief jezelf, om deze taken uit te voeren. Informeer hen over de deadlines en verwachte doelstellingen
  2. Laat ze weten dat je voor hen klaar staat, beantwoordt hun vragen en geef hen ondersteuning; deel een verhaal of twee over hoe je bij het uitvoeren van diezelfde taak fouten hebt gemaakt en hoe je deze hebt overwonnen. Niemand is minder gemotiveerd dan een medewerker die doodsbang is om een fout te maken als gevolg van de toon die jij zet. Ik durf er om wedden dat jij hebt geleerd door (herhaaldelijk) fouten te maken en daarom moet je bereid zijn om anderen – binnen bepaalde grenzen – ook die luxe te gunnen. Je leert door fouten te maken.
Tip nr. 4

Ontmoedig misbruik van bevoegdheden. Ik heb gemerkt dat, net zoals sommige bazen micromanagers kunnen zijn, sommige medewerkers “permissionaholics” zijn. Ze zijn verslaafd aan het krijgen van jouw OK voordat ze ook maar iets aanvatten. Medewerkers hebben de neiging dit onbewust te doen om te voorkomen dat ze verantwoordelijk worden gesteld voor eventuele fouten/mislukkingen onderweg (‘Je zei dat het OK /afgesproken was. “).

Smoor dit gedrag in de kiem met een zorgvuldig gesprek over het feit dat je deze verantwoordelijkheden nu net hebt gedelegeerd zodat je niet langer de beslisser dient te zijn. Nieuwe beslissers zijn niet waardevol als ze niet bereid zijn om beslissingen te nemen; ze zullen alleen verheerlijkte administratieve beheerders worden.

Tip nr. 5

Volg op, geef feedback. Je wilt geen micromanager worden, maar je wilt wel opvolgen. Doe dit regelmatig, maar willekeurig, en niet uitsluitend en voornamelijk tijdens een (wekelijks) terugkerende vergadering.

Je zult heel veel over je medewerkers leren door de manier waarop ze reageren op een verzoek om een update wanneer ze dit het minste verwachten, in plaats van wanneer ze dit een week vooraf op de agenda zien staan.

Herbevestig tijdens dit opvolgingsgesprek de afgesproken deadlines en vraag zowel naar het slechte als het goede nieuws. Je wilt beide horen – en, voor zover het slecht nieuws betreft, hoe eerder hoe beter.

Tot slot: het is niet omdat je een bedrijf hebt gestart dat je een kei in delegeren bent. Gebruik deze tips dan ook om jezelf er aan te herinneren hoe belangrijk slim delegeren is en dat je een effectief proces kunt gebruiken om slim en moeitelloos te delegeren.

Delegeren kan je leren!

Ik leer ondernemers en leidinggevenden beter te delegeren zodat ze meer tijd hebben voor zichzelf, hun team, hun bedrijf.  Wil je nog meer concrete stappen en tips over slim delegeren, download dan mijn e-boek.