DelegeergesprekLeidinggevenSlim delegeren

Tijd voor het delegeergesprek

Neem de tijd voor je delegeergesprek

het delegeergesprek Martine Couder

en dat ook nog eens perfect wilt doen, loert het gevaar van oververmoeidheid en burn-out vaak om de hoek. Tijd voor stap 4 in het proces van slim delegeren: het delegeergesprek

Een van mijn meest enthousiaste cliënten is een gedreven HR-manager van een klein bedrijf. Aangezien zij graag zoveel mogelijk zelf doet

Vorige week maakten we samen een lijstje van de taken en verantwoordelijkheden die zij zou kunnen overdragen aan haar assistente. Dat lukte aardig, tot we kwamen aan de volgende stap: diezelfde taken en verantwoordelijkheden overdragen aan haar assistente.

“Ik weet niet zeker of Nancy dit wel aankan. Ze klaagt nu al over het feit dat ze geen tijd heeft om de nieuwe database-software te leren gebruiken door de constante vragen van onze consultants. Bovendien heeft ze aangegeven dat ze graag zou overschakelen naar een deeltijdse job.”

“Heb je al eens met haar besproken wat je aan haar wilt overdragen?” Het antwoord was een verbaasde blik op haar gezicht: “Bedoel je dat ik een vergadering met Nancy moet beleggen en dan nog eens alles tot in de details uitspitten? Ze moet nu toch onderhand al weten wat ik van haar verwacht?”

En daar klemt het schoentje: verwachtingen. Wat verwacht jij van de medewerker en (niet te vergeten!) wat verwacht de medewerker van jou? Het gaat hier over tweerichtingsverkeer en over open en duidelijke communicatie. Hoe pak je dan zo’n slim delegeergesprek aan?

Tien tips:

  1. Een goede voorbereiding is het halve werk. Schrijf vooraf op wat jouw verwachtingen zijn: Wat delegeer je en waarom? Waarom aan deze medewerker? Welke resultaten verwacht je? En hoe ga je de vinger aan de pols houden?
  2. Maak tijdig een afspraak voor het delegeringsgesprek, geef aan wat het doel van de afspraak is (delegeren) en voorzie deze van een duidelijke agenda.
  3. Geef tijdens het gesprek aan welke taak je aan de medewerker wilt delegeren en wat er bereikt moet worden (SMART doelen).
  4. Leg ook uit dat de taak belangrijk is, waarom je juist hem/haar de taak toevertrouwt en welke bevoegdheden hij/zij hiermee krijgt.
  5. Regel de terugkoppeling of voortgang door hierover concrete afspraken te maken.
  6. Check tijdens het gesprek regelmatig met de medewerker of alles duidelijk is.
  7. Ga op eventuele weerstanden in. Luister goed wat de achterliggende reden is en kom er samen uit.
  8. Schrijf de gemaakte afspraken betreffende de verwachte resultaten, richtlijnen, middelen, terugkoppeling en evaluatie neer in een overeenkomst.
  9. Laat na het gesprek de werknemer en de taak los. Laat de medewerker zelf aan de slag gaan en zorg ervoor dat je bereikbaar bent als er problemen opduiken met deze taak.

Wil jij ook slim delegeren?  Reserveer dan nu je Strategiegesprek met mij. Tijdens dit online gesprek van 60 min brengen we jouw delegeerprofiel in kaart en exploreren we wat slim delegeren voor jou kan doen.

En hoe verging het met het gesprek tussen de hardwerkende HR-manager en haar medewerkster Nancy? Dat lees je in mijn volgende blog.