LeidinggevenSlim delegeren

Wat ga ik delegeren?

Wat ga ik delegeren – Dilemma: wat delegeer ik en wat niet?

Wat ga ik delegeren

De leidinggevende

Pieter is een gedreven HR-manager van een KMO in de telecomsector die het enorm druk heeft en lange dagen trekt. Hij heeft hoe langer hoe meer het gevoel dat hij veel meer zou kunnen delegeren naar zijn assistente Sandra, maar twijfelt wat dat dan precies zou zijn. “Wat ga ik delegeren?”

De medewerkster

Sandra sorteert de post, ontvangt de bezoekers, regelt zijn afspraken en vergaderingen, volgt de timesheets van de freelanceconsultants op, zorgt voor de goede werking van het kantoor, kortom: zij is zijn loyale assistentie die steeds zeer goed op de hoogte is van de persoonlijke wensen en verzuchtingen van het personeel.

Het dilemma

Pieter wordt echter hoe langer hoe meer overspoelt met vragen, problemen en incidenten waarvan hij vermoedt dat Sandra dit ook zou kunnen opnemen, zoals bijvoorbeeld: de opvolging van de salarisadministratie, het updaten en archiveren van de personeelsdossiers, het bestellen van kantoormateriaal, enz. Maar eigenlijk heeft Pieter geen zicht op wat hij nu best aan Sandra delegeert. “Wat ga ik delegeren?”

Dat kan in 2 stappen.

1. Hij stelt een takenlijst op

Sommige taken zijn geschikter om te delegeren dan andere. Hoe kan Pieter een overzicht krijgen van zijn taken en verantwoordelijkheden?

  • Door te kijken naar zijn agenda van vorig jaar. Daarin vindt hij taken die steeds terugkeren. Welke taken zijn dat?
  • Door te kijken naar de verstoringen van je planning. Wanneer moet hij uitrukken om brandjes te blussen of puin te ruimen?
  • Wat moet hij allemaal goedkeuren en tekenen?

Als de takenlijst te lang wordt, dan kan Pieter kijken of hij bepaalde taken kan opdelen in deeltaken.
Aan een medewerker die nog nooit een vergadering heeft geregeld, zal Pieter iedere stap moeten vertellen en toelichten. Maar bij een meer ervaren assistente kan hij taken samenvoegen of clusteren. Het volstaat met te vragen, kun je een vergadering met zes mensen regelen op zo kort mogelijke termijn, om over onderwerp zus en zo te praten? Die medewerker heeft daaraan vaak genoeg.

2. Dan evalueert hij alle taken aan de hand van een aantal gerichte vragen.

  • Hoort deze taak wel echt bij mijn werk als leidinggevende?
  • Hoe belangrijk is het dat deze taak door mij wordt uitgevoerd?
  • Heb ik de beste ‘papieren’ voor deze taak, of kan een ander het eigenlijk beter doen?
  • Kan dit ook door een (on)ervaren medewerker worden afgehandeld?
  • Wat vind ik eigenlijk van deze taak? Vind ik het leuk en geeft het me energie, of vind ik het niet leuk en kost het energie?
  • Kan ik een ander motiveren door hem deze taak te geven?
  • Sluit deze taak aan bij een ontwikkelpunt van een van mijn medewerkers?

Door bovenstaande vragen te beantwoorden kan Pieter van zijn lijst met taken een aantal klussen wegstrepen die hij kan delegeren. Welke taken blijven er dan over? Wat voor soort taken zijn dat? Anders gevraagd: kan hij op basis van deze selectie afleiden wat zijn kerntaken als leidinggevende zijn?

Pieter is onlangs gestart met het bijhouden van een dagboek waarin hij dagelijks noteert wat hij precies doet. Hij begint al een goed zicht te krijgen op die routine activiteiten en urgenties waaraan hij te veel tijd besteedt. Hij heeft dan ook al een delegeergesprek met Sandra ingepland. Sandra is benieuwd wat haar baas nu weer heeft bedacht ….


Als delegeren-expert weet ik hoe moeilijk het soms is om je kerntaken en prioriteiten als leidinggevende te bepalen. Ik kan je leren hoe je dit zonder veel hoofdbrekens en in korte tijd effectief kan doen zodat je meer lucht en rust krijgt.

Wil je leren slim delegeren? Vraag nu je Delegeer DNA – gesprek aan. 60 minuten online met mij om te ontdekken wat slim delegeren voor jou kan doen.